Die meisten Unternehmen investieren in Recruiting-Tools, um bestehende Probleme zu lösen oder das Einstellungsverfahren zu optimieren. Aber was müssen Sie beachten, um die Implementierung so reibungslos wie möglich zu gestalten? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie in sieben Schritten die bestmögliche Implementierung gewährleisten können.
Implementierung
Es ist nicht nur wichtig, sich zu überlegen, wie die Finanzierung und die Anwendung dieser Tools unterstützt werden können. Die Implementierung ist ebenfalls ein weiterer Teil des Prozesses, der nicht unterschätzt werden sollte. Mit der Vorwegnahme kann sichergestellt werden, dass die Implementierung und Nutzung der Tools so reibungslos wie möglich verlaufen.
Erfolg
In der Literatur wird die Implementierung als die Übergangsphase nach der Anwendung beschrieben, in der die Benutzer das Tool im Idealfall immer besser, einheitlicher und öfter verwenden. Der Erfolg der Implementierung eines Recruiting-Tools hängt daher davon ab, ob die Instrumente erfolgreich eingesetzt werden und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Die folgenden sieben Schritte werden Ihnen helfen, einen Anfang zu machen.
1. Projektbezogener Ansatz
Obwohl ein Dienstleister Ihnen viel Arbeit abnehmen kann und möchte, erfordert die Auswahl und Implementierung eines Tools einen Projektmanager mit umfassender Erfahrung auf dem Gebiet der Personalbeschaffung, mit Projektmanagementfähigkeiten und einer Affinität zur IKT. Zum Beispiel kann der Chefpersonalvermittler diese Rolle übernehmen, oder auch ein separater (eingestellter) Projektmanager, sollte es sich um ein größeres Projekt handeln. Die Grundlage für die Implementierung wird bereits in der Auswahlphase gelegt, und zwar mit folgenden Aktivitäten: Neuer Entwurf bzw. Beschreibung des Workflows, Festlegung der technischen und funktionalen Anforderungen, Integration mit anderen Systemen usw.
2. Vorbereitung der Benutzer
Die Recruiter, Berater und/oder HR-Mitarbeiter werden jeden Tag mit dem neuen System arbeiten müssen. Davor ist es jedoch wichtig, dass sie umfassende Kenntnisse über die Verwendung dieses Systems haben. Mit einer passenden Schulung Ihrer Mitarbeiter können Sie die Einstellungsverfahren optimieren und gleichzeitig die Benutzerzufriedenheit aufrechterhalten.
3. Definieren Sie Ihre Ziele
Der Erfolg jeder Implementierung eines Recruiting-Tools hängt davon ab, ob Sie die gewünschten Ziele erreichen. Ein Stolperstein bei der Implementierung eines Tools sind unzureichend definierte Ziele. Oftmals besteht hier das Problem darin, dass verschiedene Zielgruppen innerhalb der Organisation lediglich ihre individuelle Rolle im Einstellungsverfahren kennen und nicht den Prozess als Ganzes sehen. Ein allgemeines Meeting, in dem die Ziele der Tools in der Auswahlphase definiert werden, kann helfen, diese zu optimieren und nach der Inbetriebnahme bessere Ergebnisse zu erzielen.
4. Testen
Testen Sie das System gründlich, sowohl aus technischer als auch aus funktionaler Sicht, bevor Sie es in Betrieb nehmen. Planen Sie dafür genügend Zeit mit der Projektgruppe, aber auch mit anderen Mitarbeitern ein, um zu sehen, ob etwas noch nicht richtig funktioniert. Auch die Schulung der Mitarbeiter ist wichtig, da sie das System sonst nicht richtig testen können. Dadurch kann das Endergebnis deutlich verbessert werden.
5. Datenmigration
Wenn Sie von einem System zum anderen wechseln, müssen die Daten übertragen werden. Welche Daten werden übertragen und welche nicht? Müssen wir die Daten erst anreichern, weil es neue Felder gibt und was machen wir mit den Daten, die nicht übertragen werden? Möglicherweise sehen Sie sich auch einer Übergangssituation gegenüber, in der Sie teilweise das alte und teilweise das neue System verwenden.
6. Inbetriebnahme
Die Inbetriebnahme eines neuen Systems ist wichtig, denn nur dann wird es auch wirklich genutzt. Gehen Sie wie beim Urknall vor oder wechseln Sie schrittweise pro Abteilung, Niederlassung, Region oder Land? Wie stellen Sie sicher, dass der Einstellungsprozess weiterläuft, während das alte System abgeschaltet und das neue System eingeschaltet wird?
7. Feedback einsammeln
Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn Sie das System in Betrieb genommen haben. Im Endeffekt ist die Arbeit nie zu Ende und man kontrolliert ständig, was gut funktioniert und was nicht. In den ersten Monaten der Nutzung wird es viel Feedback geben. Sammeln Sie all diese Rückmeldungen und achten Sie besonders auf Aspekte, die von mehreren Nutzern angeführt werden. Oft können Sie auch noch nach der Implementierung durch Anpassungen der Konfiguration leicht Verbesserungen erzielen. Wenn Sie dieses Feedback berücksichtigen und einbringen, werden die Anwender zufriedener mit dem Tool sein.
